In einer Welt, in der Daten das Rückgrat jedes Unternehmens bilden, wird der Schutz sensibler Informationen immer wichtiger. Datenlecks, versehentliche Weitergabe vertraulicher Dokumente oder Compliance-Verstöße können nicht nur finanzielle Schäden verursachen, sondern auch das Vertrauen von Kunden und Partnern nachhaltig beschädigen. Hier kommt Microsoft Purview ins Spiel – eine umfassende Lösung für Information Protection und Data Loss Prevention (DLP).
Was ist Microsoft Purview?
Microsoft Purview ist Microsofts zentrale Plattform für Datenschutz, Compliance und Data Governance. Sie vereint verschiedene Werkzeuge, die Unternehmen dabei helfen, ihre Daten zu verstehen, zu schützen und verantwortungsvoll zu verwalten. Zwei der wichtigsten Komponenten sind:
Information Protection – Klassifizierung und Schutz sensibler Daten durch Labels, Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.
Data Loss Prevention (DLP) – Automatische Erkennung und Verhinderung der unbeabsichtigten Weitergabe sensibler Informationen.
Wie funktioniert Information Protection?
Mit Microsoft Purview Information Protection könnt ihr sensible Daten automatisch oder manuell klassifizieren. Dabei werden sogenannte Sensitivity Labels verwendet, die festlegen, wie mit bestimmten Dokumenten oder E-Mails umgegangen werden darf.
Ein Beispiel: Ein Dokument mit dem Label „Vertraulich – Intern" kann automatisch verschlüsselt werden und nur von Mitarbeitenden des eigenen Unternehmens geöffnet werden. Versucht jemand, dieses Dokument an externe Empfänger weiterzuleiten, greift die Schutzrichtlinie ein.
Die Klassifizierung kann auf verschiedenen Ebenen erfolgen:
- Manuell – Mitarbeitende wählen selbst das passende Label
- Automatisch – Basierend auf Inhalten wie Kreditkartennummern, Personalausweisnummern oder anderen sensiblen Mustern
- Empfohlen – Das System schlägt ein Label vor, die finale Entscheidung liegt beim Nutzer
Data Loss Prevention in der Praxis
DLP-Richtlinien in Microsoft Purview überwachen den Datenfluss in eurem Unternehmen und greifen ein, bevor sensible Informationen das Unternehmen verlassen. Dies funktioniert über verschiedene Kanäle:
- E-Mail (Exchange Online) – Blockierung oder Warnung beim Versenden sensibler Daten
- Cloud-Speicher (SharePoint, OneDrive) – Schutz beim Teilen von Dateien
- Endgeräte – Überwachung von Kopier-, Druck- oder Upload-Aktionen
- Teams – Schutz in Chats und Kanälen
Die Richtlinien sind flexibel konfigurierbar: Von einfachen Warnhinweisen („Bist du sicher, dass du diese Datei teilen möchtest?") bis hin zu strikten Blockierungen mit Benachrichtigung an die IT-Abteilung.
Vorteile für dein Unternehmen
Compliance leicht gemacht – DSGVO, BDSG oder branchenspezifische Vorschriften erfordern den Schutz personenbezogener Daten. Microsoft Purview liefert die technischen Werkzeuge, um diese Anforderungen zu erfüllen und nachzuweisen.
Reduziertes Risiko – Datenlecks passieren oft nicht durch böswillige Absicht, sondern durch menschliche Fehler. DLP-Richtlinien fangen diese Fehler ab, bevor sie Schaden anrichten.
Transparenz und Kontrolle – Ihr wisst genau, welche sensiblen Daten sich wo befinden und wie sie genutzt werden. Das Activity Explorer Dashboard zeigt euch in Echtzeit, was mit euren klassifizierten Daten passiert.
Nahtlose Integration – Als Teil des Microsoft 365-Ökosystems fügt sich Purview nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe ein. Mitarbeitende müssen keine neuen Tools lernen – der Schutz arbeitet im Hintergrund.
Skalierbarkeit – Egal ob kleines Unternehmen oder Konzern – die Lösung wächst mit euren Anforderungen.
Wie wir euch unterstützen können
Die Einführung von Microsoft Purview ist mehr als nur das Aktivieren von Funktionen. Es erfordert eine durchdachte Strategie, die zu eurem Unternehmen passt:
Analyse & Beratung – Wir analysieren eure aktuelle Datenlandschaft und identifizieren, welche Informationen besonders schützenswert sind. Gemeinsam entwickeln wir eine Klassifizierungsstrategie, die zu euren Geschäftsprozessen passt.
Implementierung – Wir konfigurieren Sensitivity Labels, DLP-Richtlinien und Automatisierungsregeln nach Best Practices und euren individuellen Anforderungen.
Schulung – Die beste Technologie bringt nichts, wenn sie nicht verstanden wird. Wir schulen eure Mitarbeitenden und IT-Teams im Umgang mit den neuen Werkzeugen.
Kontinuierliche Optimierung – Datenschutz ist kein einmaliges Projekt. Wir unterstützen euch dabei, eure Richtlinien regelmäßig zu überprüfen und an neue Anforderungen anzupassen.
Fazit
Microsoft Purview Information Protection und DLP sind keine „Nice-to-have"-Features mehr – sie sind essenzielle Bausteine einer modernen IT-Sicherheitsstrategie. Die Frage ist nicht, ob ihr sensible Daten schützen solltet, sondern wie schnell ihr damit beginnt.
Ihr möchtet wissen, wie Microsoft Purview in eurem Unternehmen eingesetzt werden kann? Meldet euch bei uns – in einem unverbindlichen Gespräch schauen wir gemeinsam, welche Möglichkeiten für euch sinnvoll sind.
